GLP legt een stevige basis onder de documentatie van laboratoriumwerk. De filosofie is eenvoudig: als het niet gedocumenteerd is, is het niet gebeurd. Tegelijkertijd moet documentatie zodanig zijn ingericht dat een onafhankelijke inspecteur of auditor elke stap van een studie kan reconstrueren — de zogenoemde audit trail.
Een audit trail — in het Nederlands ook wel auditspoor of onderzoeksspoor genoemd — is een volledig, chronologisch overzicht van alle handelingen die zijn verricht met betrekking tot een studie of een stuk data. Het doel is dat een onafhankelijke derde — een inspecteur, auditor of regulatoire autoriteit — elke stap van het onderzoek achteraf volledig kan reconstrueren en verifiëren, zonder dat de uitvoerder daarvoor aanwezig hoeft te zijn.
In een GLP-omgeving beantwoordt een sluitende audit trail altijd de vier W's:
In papieren systemen wordt de audit trail gecreëerd door handgeschreven aantekeningen, parafen en datering in het labjournal. In digitale systemen — zoals een LIMS of elektronisch labjournal (ELN) — genereert het systeem de audit trail automatisch. Deze elektronische audit trail moet onveranderlijk zijn: ook beheerders mogen hem niet kunnen wissen of overschrijven. De technische eisen voor elektronische audit trails — waaronder de validatieverplichtingen en de koppeling aan de Amerikaanse FDA-regulering 21 CFR Part 11 — zijn uitgewerkt in het gelijknamige kennisbankartikel.
SOP's zijn de ruggengraat van een GLP-systeem. Ze beschrijven stap voor stap hoe routinewerkzaamheden worden uitgevoerd, van apparatuuronderhoud tot monsterbereiding, filtratieprotocollen en rapportage. Eisen aan SOP's:
Afwijkingen van SOP's moeten direct worden gedocumenteerd, inclusief de reden en de beoordeling of de afwijking van invloed is op de studie-integriteit.
Elke GLP-studie begint met een goedgekeurd studieplan (protocol). Dit document beschrijft het doel, de opzet, de methoden, de tijdlijn en de verantwoordelijkheden. Wijzigingen op het studieplan worden vastgelegd als amendementen, die ook goedkeuring vereisen.
Raw data zijn de oorspronkelijke, onbewerkte waarnemingen of metingen. In GLP geldt de eis dat raw data:
Hoe data wordt vastgelegd is in GLP even belangrijk als wat er wordt vastgelegd. De volgende regels gelden zowel voor papieren labjournaals als voor handmatige invoer in digitale systemen:
Deze regels vloeien rechtstreeks voort uit de ALCOA-principes voor data-integriteit: contemporaneous (vastgelegd op het moment zelf), original (de eerste vastlegging bewaard) en accurate (volledig en correct, inclusief fouten die zichtbaar gecorrigeerd zijn). Afwijkingen van deze regels zijn veelvoorkomende bevindingen bij GLP-inspecties.
Raw data zijn de oorspronkelijke, direct vastgelegde waarnemingen: de meetwaarde zoals het instrument deze registreert, de handgeschreven notering in het labjournal, of de automatisch gegenereerde uitvoer van een chromatograaf. Verwerkte data ontstaan wanneer raw data worden omgerekend, gemiddeld, gecorrigeerd of anderszins bewerkt — bijvoorbeeld een gecorrigeerde absorptiewaarde na aftrek van een blanco, of een statistische samenvatting van replicaten. In GLP moeten raw data altijd traceerbaar zijn en ongewijzigd bewaard blijven; verwerkte data moeten herleidbaar zijn tot de onderliggende raw data met vermelding van de gebruikte formule of methode.
De ALCOA-principes zijn de internationale standaard voor data-integriteit in gereguleerde laboratoria:
De ALCOA-principes zijn in de loop der jaren uitgebreid met vier aanvullende criteria, aangeduid als ALCOA+. De toevoeging is afkomstig uit de farmaceutische regelgeving en wordt inmiddels ook breder in GLP-context gehanteerd:
ALCOA+ is geen formeel vereiste in de OECD GLP-principes, maar wordt door de FDA, EMA en NVWA steeds vaker als referentiekader gehanteerd bij data-integriteitsbeoordelingen. Voor elektronische systemen zijn de ALCOA+-criteria bijzonder relevant, omdat digitale opslagmedia en softwareplatforms na verloop van tijd kunnen verouderen. De technische invulling voor gecomputeriseerde systemen is uitgewerkt in het artikel Audit trail en 21 CFR Part 11.
De ALCOA-principes hebben directe consequenties voor stofidentificatie in studiedossiers. Een GLP-rapport waarin een chemische stof alleen onder een triviale naam of handelsnaam wordt aangeduid, is voor een auditor onvoldoende: vereist zijn IUPAC-naam, CAS-nummer en lot/batch-aanduiding. Voor het verifiëren van leveranciersbenamingen tegen de systematische naam — bijvoorbeeld wanneer een SDS een handelsnaam noemt en het studieplan de IUPAC-naam — biedt onze triviale namen zoeker een doorzoekbare database van bijna 600 chemicaliën met CAS, IUPAC, formule en triviale namen (NL/EN). Een snelle controle die bij een audit het verschil kan maken tussen een correcte vastlegging en een bevinding.
Een deviation report (ook: afwijkingsrapport of deviation record) is een verplicht GLP-document dat wordt opgesteld wanneer er tijdens de uitvoering van een studie wordt afgeweken van het goedgekeurde studieplan of van een geldende SOP. De uit die oorzaakanalyse voortkomende maatregelen worden beheerd via het CAPA-systeem, met verantwoordelijken, deadlines en gedocumenteerde effectiviteitsverificatie. Voorbeelden zijn een tijdelijke storing van een incubator, het overschrijden van een tijdvenster voor monstername, of het gebruik van een alternatief reagens omdat het voorgeschreven lot niet beschikbaar was.
Een deviation report bevat minimaal: een beschrijving van de afwijking, de datum en tijdstip van ontdekking, de mogelijke impact op de studieresultaten, en de handtekening van de Study Director. De Study Director beoordeelt of de afwijking de studie-integriteit heeft aangetast en of een amendement op het studieplan noodzakelijk is. Alle deviation reports worden bewaard als onderdeel van het studiedossier en zijn een vast onderdeel van de QA-inspectie.
De Study Director is de meest centrale rol in de GLP-hiëarchie. Hij of zij is de enige persoon die eindverantwoordelijk is voor de totale uitvoering en de integriteit van een specifieke GLP-studie, van het studieplan tot het eindrapport. De Study Director is verantwoordelijk voor het goedkeuren van het studieplan en alle amendementen, het beoordelen van deviation reports, het ondertekenen van het eindrapport en het waarborgen dat de studie conform de OECD GLP-principes wordt uitgevoerd. Per studie kan er maar één Study Director zijn. Wijziging van de Study Director gedurende de studie vereist een formeel amendment en documentatie van de reden.
Bij multicenter-studies, waarbij verschillende deelstudies op verschillende locaties worden uitgevoerd, kan de Study Director een of meer Principal Investigators (PI's) aanwijzen. Elke PI is verantwoordelijk voor de uitvoering van een afgebakend deel van de studie op zijn of haar locatie, maar blijft rapporteren aan de Study Director, die de eindverantwoordelijkheid behoudt. De aanstelling van een PI en de verdeling van verantwoordelijkheden worden vastgelegd in het studieplan.
Na afronding van een studie worden alle studiedocumenten, raw data, specimens en het eindrapport overgedragen aan het archief. GLP-archieven zijn beveiligd, toegangsgecontroleerd en klimaatgecontroleerd. Bewaartermijnen bedragen doorgaans minimaal 10 tot 15 jaar na afronding van de studie.
De OECD GLP-principes schrijven voor dat studiedocumenten, raw data en specimens worden bewaard voor een periode die wordt bepaald door de toepassing en de relevante regelgeving. In de praktijk gelden de volgende termijnen:
De archiefbeheerder registreert alle in- en uitgaande documenten. Toegang tot het archief is beperkt en wordt gedocumenteerd. Bij liquidatie of sluiting van een testfaciliteit moeten lopende studie-archieven worden overgedragen aan de opdrachtgever of een erkende archiefinstelling, zodat de bewaartermijnen worden gerespecteerd.
Het QA-programma is de onafhankelijke bewaker van GLP-compliance binnen een testfaciliteit. QA-medewerkers inspecteren lopende studies, beoordelen eindrapportages en voeren audits uit op faciliteiten en systemen. Hun bevindingen worden schriftelijk vastgelegd en gecommuniceerd aan het management en de studydirector.
Binnen een GLP-testfaciliteit zijn interne QA-audits verplicht — niet als aanbeveling, maar als een van de OECD GLP-principes. De QA-afdeling is verantwoordelijk voor het uitvoeren van twee typen interne audits:
Naast de interne QA-audits onderscheidt GLP twee typen externe audits:
De frequentie van interne QA-audits is niet numeriek voorgeschreven in de OECD-principes, maar moet aantoonbaar risico-gebaseerd zijn: kritische studies en studies in de eindfase worden vaker geauditeerd dan routinestudies. Een QA-auditplan dat de geplande audits voor het kalenderjaar overziet is een vast inspectiedocument bij overheidscontroles.
Voor digitale registratie van GLP-data wordt in de praktijk vrijwel altijd een LIMS gebruikt, dat de audit trail, gebruikersrechten en versiebeheer geautomatiseerd afdwingt.
In een GLP-omgeving waar brandbare stoffen aanwezig zijn, is het explosieveiligheidsdocument (EVD) een verplicht onderdeel van de audittrail. Het EVD moet aantoonbaar actueel zijn, revisiedata bevatten en gekoppeld zijn aan de RI&E. Bij een GLP-inspectie door de NVWA kan het ontbreken of verouderd zijn van het EVD leiden tot een bevinding. Het document valt daarmee onder dezelfde ALCOA-principes als overige GLP-documentatie: Attributable, Legible, Contemporaneous, Original en Accurate.
Lees meer over de wettelijke eisen, zoneclassificatie en verplichte inhoud van het EVD in het kennisbankartikel ATEX in het laboratorium ›
Het veiligheidsinformatieblad (VIB) van elke gebruikte chemische stof is eveneens een verplicht onderdeel van het GLP-studiedossier. Lot-specifieke VIB’s worden bewaard als brondocument; wijzigingen in het VIB worden gedocumenteerd als onderdeel van de audittrail conform de ALCOA-principes. Voor een overzicht van de basisprincipes van GLP zie Wat is GLP?
Labvakhandel levert etiketten en tape voor een correcte identificatie en balansen met geïntegreerde dataregistratie.
Disclaimer: De informatie in dit artikel is bedoeld als algemene technische en regulatoire toelichting. Canidae Seal B.V. / Labvakhandel.nl aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de toepassing van deze informatie in specifieke situaties. Raadpleeg voor uw eigen toepassing altijd de geldende wet- en regelgeving, de relevante normen en de uitvoerende autoriteiten of toezichthouders (zoals ECHA, Nederlandse Arbeidsinspectie, ILT of de bevoegde accreditatie-instantie).
Inloggen
Wachtwoord vergeten
Account aanmaken
Uw winkelwagen is leeg.
